[전화] 회사에서 영어로 전화받고 거는 방법

회사에서 전화받는건 기본중에 기본이지만 처음 회사 입사 후 신입, 인턴이 가장 많이 하는 실수가 바로 전화받기에서 일어난다. 상사 또는 동료의 부재 시 전화를 당겨받고 중요한 정보는 정확하게 메모할 수 있다면 회사에서 당신은 분명 이쁨받는 후배 또는 동료일 것 이다.

그런데 '영어로는 어떻게 전화를 받고 메모를 할 수 있을까' 고민하던 차에 싱가폴 출신인 나의 영어 선생님이 한국과 별반 다를게 없다고 한다. 오히려 해외에서 영어로 전화받고 메모를 하기 위한 멘트들이 정형화 되어있어 특별히 공부라고 할 것도 없었다. 

아래 대화샘플을 읽어 본 후 주요 표현들을 익히고 아래 첨부된 파일을 다운받아 친구 또는 가족과 롤플레이(전화받기, 걸기 및 메모해보기)를 통해 연습하면 금방 익숙해 질 수 있다. 초반에는 어렵고 익숙하지 않아 당황스럽지만 3번 이상 연습하면 금방 익숙해 진다. 

MessageSecretaryActivity.doc

전화대화 샘플

A: Good morning. Philmore and Brown. This is Sera. What can I do for you?

B: Hi Sera. My name is George stone. I’m phoning to speak to Jennifer Dunlop. Is she in?

A: Could you hold for a moment? Let me check. (자리에 없음을 확인한 후) Sorry, Mr. stone. She’s away from her desk. Can I take a message?

B: Yes, please. Please tell her that George from Turner Steel called. It’s about the upcoming dam project.

A: Upcoming dam project. Got that. What’s your telephone number?

B: She can reach me at 510-489-1992.

A: That’s 510-489-1992. Right?

B: Right.

A: Is there anything else, Mr.stone?

B: No, thank you. Bye

A: Bye now.

전화받기 Tip 

‘인사-회사이름-내 이름-제안(Greeting-Name-Offer)’ 순서로 멘트 하면서 전화를 받는다.

예) Good morning(인사). Philmore and Brown(회사이름). This is Sera(받는사람 이름). What can I do for you?

전화받을 때 유용한 영어표현

첫 인사

-       Hello / Good morning, Good afternoon -> More polite, General

-       Hi -> Less polite

 

"저는 ##입니다"

-       My name is ## With ## -> More polite

-       This is ## From ## -> Less polite, Informal

 

“~랑 통화하고 싶은데요”

-       May I speak to ## ? -> More polite, Formal

-       Can I speak to ## ?

-       I’m calling for ##. -> Less formal

-       I’m phoning to speak to ###. Is she/he in?

 

“(~이유로) 그녀 / 그가 지금 없습니다”

-       Sorry, ## is out right now. Can I take a message?

-       ## is not in right now.

-       ## is in a meeting right now.

-       ## is on vacation. Maybe you can call on her/his mobile phone.

-       ## is in another line right now.

 

“무슨 용건으로 전화하셨죠?”

-       What is this about?

-       What is this for?

-       What are you calling about?

-       What are you calling for?

 

“~한 목적으로 전화했습니다”

-       I would like to talk about~

-       I’m calling about~

-       I’m calling for~

-       This is regarding~

-       This is in regard to~

-       This is in reference to~

참고) I was hoping to schedule a meeting / appointment. -> ‘Schedule a meeting’은 실제로 자주 쓰는 표현이니 알아두자!

 

“전화번호가 무엇인가요?”

-       Where can she / he reach you?

-       What is your phone number?

 

“알겠습니다”

-       I see.

-       All right.

-       Uh huh.

-       Okay.

-       Copy that.

-       I confirm.

-       I got it.

 

정보 확인

-       So that’s 345 Rickford right?

-       So you mean you will arrive at 7:15 p.m.

-       That’s 303-442-2996

 

상대방이 적은 메모 내용을 확인하고 싶을 때 ※전화번호, 이메일주소

“I just want to make sure that you got the right number. So could you please let me know the number?”

 

마지막 멘트

-       Is there anything else I can do for you?

*실제로 충분하지만 예의상 전화를 끊기 전 물어보는 게 좋다

“스펠링이 어떻게 되죠?” ※전화 건 사람의 이름, 회사명 

     -     How can I spell it?

 

음성 메시지 남기기

비즈니스에서 전화를 받고 거는것도 중요하지만, 미국에서는 레스토랑, 샵 등에서는 음성 메시지 남기는 게 흔하다. 음성 메시지는 유창하면서 간단하게 전달하고 싶은 정보를 준비된 상태에서 남기는 것이 포인트. (준비되지 않은 상태에서 무작정 음성 메시지를 남기면 더듬거리게 되고 비전문적인 이미지로 보일 수 있으니 주의할 것)

 

Message: Hello. You’ve reached Sylvie Peterson with Schmidt and Larsen. I’m unable to take your call at the moment, so please leave a message after the beep and I’ll return your call as soon as possible … BEEP …

 

Mark: Hello, Ms, Peterson, this is Mark Rand calling with Trivesco. I’m phoning in relation to our construction plan for 2008. I’m hoping to talk about possible areas of cooperation. You can reach me tomorrow any time between 8:30 and noon at 390-929-1914. I’m in meetings in the afternoon, but you’re also welcome to call me in the evening or any time on Wednesday. Look forward to talking you. Bye.

 

Tip) 통화 가능한 시간을 남길 때는 항상 2개 이상의 가능한 선택권을 줘야 함

Tip) 전화할 때와 마찬가지로 음성 메시지 남길 때도 마지막에는 ‘Look forward to talking you. Bye.’와 같은 인사말을 넣을 것.